SEPA konkret: Was ist zu tun?

Paderborn, 22. April 2013

Volksbank bietet individuelle Beratung für die SEPA-Umstellung zum 1. Februar 2014

Europa wächst stetig weiter zusammen. Das bedeutet manchmal, Abschied zu nehmen von alten Gewohnheiten zugunsten europaweit einheitlicher Regelungen. Das gilt auch für den Zahlungsverkehr. Vom 1. Februar 2014 an werden die nationalen Zahlverfahren „Überweisung“ und „Lastschrift“ auf den europäischen Standard SEPA (Single Euro Payments Area) umgestellt. Daniel Knipping, Leiter Zahlungssysteme der Volksbank Paderborn-Höxter-Detmold erklärt, wie sich Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler und Vereine ganz konkret auf SEPA vorbereiten sollten.

Daniel Knipping
Leiter Zahlungssysteme

Welche Neuerungen bringt SEPA?
Daniel Knipping:
SEPA steht für den einheitlichen europäischen Zahlungsverkehrsraum, in dem alle Zahlungen wie inländische Zahlungen behandelt werden. Zum 1. Februar 2014 folgt nun der nächste Schritt: Die nationalen Überweisungs- und Lastschriftformate werden eingestellt. Das schreibt eine gesetzliche Regelung der EU vor. Dies bedeutet beispielsweise auch, dass bei Zahlungen im Inland die internationale Bankkontonummer „IBAN“ und die internationale Bankleitzahl „BIC“ erforderlich sind. Darüber hinaus gibt es wichtige Änderungen bei Lastschriften.

Wer muss sich überhaupt auf SEPA vorbereiten?
Daniel Knipping:
In einer Übergangszeit zwischen Februar 2014 und Februar 2016 können Privatkunden ihre Zahlungen innerhalb Deutschlands zwar noch mit der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl vornehmen. Alle Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler und Vereine in Europa hingegen müssen ab dem 1. Februar 2014 die neuen SEPA-Zahlverfahren verwenden. Daher sollten sie, sofern noch nicht geschehen, den Zahlungsverkehr bis Ende 2013 auf SEPA umstellen.

Was ist konkret für SEPA zu tun?
Daniel Knipping:
Dazu gehört zunächst einmal, die IBAN und BIC auf die eigene Rechnung zu integrieren, damit die Kunden im nächsten Jahr auch die Gelder richtig überweisen können. Die IBAN und die BIC stehen auf dem Kontoauszug, auf der BankCard und im Online-Banking.

Außerdem müssen die eigenen Datenbestände von Kunden, Lieferanten und Mitgliedern auf IBAN und BIC umgestellt werden. Je nach Anzahl der Kunden ist diese Umstellung manuell kaum zu leisten. Deshalb bieten wir unseren Kunden mit dem IBAN-Konverter eine spezielle Software zur Umstellung aller Stammdaten von Kontonummer und Bankleitzahl auf IBAN und BIC an. Mit Hilfe dieser Software können zu den bekannten Kontonummern und Bankleitzahlen die entsprechenden IBAN und BIC ermittelt werden.

Was ändert sich für Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler und Vereine, die Zahlungen und Mitgliederbeiträge per Lastschrift einziehen?
Daniel Knipping:
Mit der SEPA-Lastschrift können fällige Rechnungsbeträge nun auch grenzüberschreitend im SEPA-Zahlungsraum von Konten eingezogen werden. Die neue SEPA-Basis-Lastschrift ähnelt dem deutschen Einzugsermächtigungsverfahren. Dennoch sind einige Vorbereitungen nötig, um das neue Verfahren zu nutzen. Beispielsweise brauchen Lastschrifteinreicher in Zukunft die Gläubiger-Identifikationsnummer, die unbedingt rechtzeitig bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden sollte.

Bestehende Einzugsermächtigungen, die schriftlich im Original vorliegen, können unter bestimmten Voraussetzungen auch als so genanntes „Mandat“ für die SEPA-Basis-Lastschrift verwendet werden. Es ist in der Regel deshalb nicht nötig, alle Einzugsermächtigungen zu erneuern. Aber selbst dann wartet auf die Lastschrifteinreicher noch eine Menge Arbeit. So sind die Zahlungspflichtigen anzuschreiben und über die Änderungen in Kenntnis zu setzen.

Außerdem sind bei der Abwicklung der SEPA-Basis-Lastschrift einige neue Vorgaben zur Information des Zahlungspflichtigen, zur Einreichung der Daten und Fristen zu beachten. Dies erläutern wir unseren Kunden gerne im persönlichen Gespräch. Denn nur so können wir individuelle Besonderheiten und Fragen berücksichtigen, damit die Umstellung auf die SEPA-Lastschrift effizient und reibungslos funktioniert.

Gibt es auch Veränderungen bei der Zahlungsverkehrssoftware?
Daniel Knipping:
Ja, denn die Software muss ja die neuen Datenformate speichern und verarbeiten können. Unsere Zahlungsverkehrsprogramme VR-NetWorld und Profi cash sind vollständig SEPA-fähig. Allerdings ist dazu jeweils eine aktuelle Version der Software nötig. Die Updates finden Sie hier.

Welche Unterstützung bieten Sie bei der Vorbereitung auf SEPA?
Daniel Knipping:
Als erste Hilfestellung bieten wir unseren Kunden einen SEPA-Check im Internet an. Mit Hilfe eines detaillierten Fragenkatalogs lässt sich so herausfinden, wie man sich konkret auf SEPA vorbereitet. In dem Check können sich unsere Kunden auch über die genannten Details zu den neuen SEPA-Lastschriften informieren und gleich die notwendigen Mustertexte herunterladen. Außerdem sind wichtige Links zum Update der Zahlungsverkehrssoftware enthalten. Wichtig: Selbstverständlich lassen wir unsere Kunden mit solch einem wichtigen Thema nicht allein. Wir setzen auf den persönlichen Kontakt zwischen unseren Kunden und den Beratern vor Ort. Alle Mitarbeiter sind intensiv geschult, so dass unsere Kunden mit jeder Frage zu SEPA ihre persönlichen Berater ansprechen können. Und wenn es einmal etwas kniffliger wird, steht das Kompetenzzentrum Zahlungssysteme mit Rat und Tat zur Seite. Wir sind in der Volksbank Paderborn-Höxter-Detmold für SEPA bestens aufgestellt, um für unsere Kunden die entstehenden Vorteile im Binnenmarkt nutzbar zu machen und sie bei der SEPA-Umstellung zu unterstützen. Unsere Mitarbeiter begleiten Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler und Vereine gerne auf diesem Weg.